Information note with regards to the processing of personal data

The security of personal information is a defining aspect within Mazars Romania SRL, Mazars Global SRL, Mazars Management SRL and Mazars Consulting SRL (Mazars, the Company).

We, therefore, strive to process your personal data in accordance with the principles set out in the applicable data protection legislation in Romania, including Regulation (EU) 2016/679 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of these data. Personal data represents any information related to an identified or identifiable individual, and an identifiable person is that person who can be identified directly or indirectly, in particular by reference to an identification number or to one or more physical, psychological, mental, economic, cultural or social identity factors.

Information regarding the processing of personal data applies to all interactions with our websites https://www.mazars.ro/ and https://www.mazarscareers.com/ro/ as well as any other situation as described in this document.

PERSONAL DATA OF CANDIDATES FOR A POSITION WITHIN THE COMPANY

1. The personal data we process In order to conduct the recruitment process, and after it is concluded, during the work relations, we collect the following personal data from you:

• Your identification data (full name, gender, date of birth)
• Your contact details (e.g., phone number, address, email);
• The data included in your resume (including education, professional experience, hobbies);
• Data on your evaluation information (if applicable).

1. How we collect personal data

We collect the personal data you provide us voluntarily, when you submit your application, and then at the time of the interview and / or the evaluation. We inform you that you are free to decide whether or not to provide us with this personal data.

However, the conduct of the recruitment process, in the absence of certain data necessary for this process, data processed on the basis of a legitimate interest, is not possible in the absence of such data. Additionally, we collect personal data needed for your recruitment also through recruitment sites, if you have applied to a job advert posted on such a site.

Your personal data is collected from you verbally, in writing, by phone or email form.

1. The purposes and legal basis for processing The collection of your personal data is strictly limited to what is necessary for the purposes envisaged by the Company and will be strictly limited to these purposes:
2. Activities related to the recruitment process:

• checking your training and general compatibility within the Company and the desired job.

1. Security Activities within the Company: as well as any other related activities, if they are compatible with those mentioned.

Any processing of your data for the abovementioned purposes is based on your implicit consent, when expressing your interest in the position provided by the Company.

1. Data Storage

Your personal data will be stored for a limited amount of time. In order to determine it, we take into account the moment when the recruitment process is completed, and any agreement with you expressing your interest. If you will not be recruited for the position in question, we will retain your data to contact you in the future on other opportunities that you might be interested.

1. Third parties

You will be notified of any future transfer of your personal data to any recipient (whether private, physical or legal person, public authority or any other body), unless such transfer or disclosure is provided  explicitly under European Union law or national law.

PERSONAL DATA OF THE COMPANY’S INDIVIDUAL CUSTOMERS, AS WELL AS  REPRESENTATIVES OR OTHER EMPLOYEES OF THE LEGAL ENTITIES CLIENTS

1. The personal data we process

Personal data:

• your identification data (full name);
• your contact details (e.g.: phone number, email, including Skype address);
• your position within your Company;

Sensitive personal data and special categories of data:

• CNP, series and no. your identity card and / or your passport in the case of your company’s shareholders / associates.

1. How we collect personal data

We collect the personal data you provide to us on a voluntary basis, both at the time of entering into contractual obligations and later on by performing our contractual duties.

We inform you that you are free to decide whether to provide us with this personal data. However, in the absence of such data, the development of contractual relations will not be possible.

Your personal data is collected directly from you through written forms, contracts and other similar acts, by phone or email. In addition, we collect your personal data necessary for internal review processes for initiating and concluding contracts through public websites.

We will also collect your personal data if you participate in our events.

1. The purposes and legal bases of the processing

The collection of your personal data is strictly limited to what is necessary for the purposes envisaged by the Company and will be strictly limited to these purposes:

1. Activities related to purchase of services:

• the conclusion and execution of the contract for the provision of services ;
• other activities and actions derived from the conclusion and performance of the contract.

1. Activities for customer knowledge as well as for preventing and combating money laundering.

iii. Organization of events for academic, scientific or professional purposes;

Any processing of your data for the above purposes is based on one of the following:

1. Execution of a contract (i.e. the contract for the purchase of certain services) – the following personal data are processed: your identification data (as a customer, individual or representative or other employee of a legal entity client), your contact details and your position.
2. Fulfillment of legal obligations under Mazars (i.e. on preventing and combating money laundering and the need to know the client), to the extent that the conditions for their applicability are fulfilled – the contact data and the CNP, series and no. CI or passport of shareholders/ associates, as well as their country of residence;

iii. Consent in terms of transmission of newsletter and invitations to events organized by Mazars – for processing your identification and contact information.

1. Data Storage

Your personal data will be stored for a limited period of time, that is determined taking into account the moment of termination of contractual relationships, as well as any existing legal obligations to retention of data beyond that period.

1. Third parties

We do not transmit personal information to third parties except in circumstances where this is necessary for our legitimate professional and commercial needs in order to meet your requests and/ or if required or permitted by law or professional standards. You will be notified of any future transfer of your personal data to any recipient (person of private law, individual or legal entity, public authority or other body), unless mentioned earlier on or when such transfer or disclosure is expressly provided for by European Union law or by national law.

PERSONAL DATA OF PEOPLE WHO PROVIDE CONTACT

INFORMATION TO THE COMPANY

1. The personal data we process – voluntarily provided, directly, by filling in the contact form available on our website:

• your full name;
• your contact details: email;

1. How we collect personal data

We collect the personal data you provide us voluntarily, directly by filling in the contact form available on our website.

1. The purposes and legal bases of the processing

The collection of your personal data is strictly limited to:

1. communicating with you in order to send you a satisfactory response to your message.

Any processing of your data for the above purposes is based on your default consent by sending a message using the form on the site.

1. Data Storage

Your personal data will be stored for a period of time determined according to the content of your message and the interest it presents to the Company.

1. Third parties

We do not transmit personal information to third parties except in circumstances when this is necessary for our legitimate professional and commercial needs in order to meet your requests and/ or if required or permitted by law or professional standards. You will be notified of any future transfer of your personal data to any addressee (whether private, individual or legal entity, public authority or any other body) except in the cases mentioned above or when such transfer or disclosure is expressly provided for by European Union or national law.

Personal data security

For us, the security, integrity, and privacy of your personal data are very important. The company will take all organizational and technical measures deemed necessary in this respect.

If we find an incident about the security of personal data that poses a risk to your rights and freedoms, we will notify the National Supervisory Authority for Personal Data Processing (ANSPDCP) within 72 hours. You will also be personally informed about the security incident if it is likely to pose a high risk to your rights and freedoms.

Links to other sites

We want to inform you that the Mazars website may contain links to other websites, including websites of other Mazars member firms that do not fully respect the situations described in this notice. We encourage users to review the privacy policy on each visited site before disclosing personal information.

Changes to this information note

Mazars can modify this information note without prior notice, depending on the legislative requirements in force, and to reflect the Mazars practices in this area. When we make changes to this information note, we will change the date the information was updated (“Updated”). We encourage you to periodically read this information note to be informed of how Mazars protects your information.

Protection of the privacy of minors

Our website is not intended for or addressed to minors. The Mazars policy is not to deliberately collect or preserve personal data about minors, unless this is part of a commitment to provide professional services.

Your Rights

You have the following rights to process your personal data:

1. Right of access to personal data. You have the right to request access to your personal data that the Company processes.
2. Right to obtain rectification or deletion of personal data. You may request the rectification of incorrect, incomplete or outdated personal data as well as the deletion of your personal data, for example, if it is not necessary or unlawful, or when you withdraw consent to process those data you previously agreed. Personal data whose retention is in accordance with the legal provisions cannot be deleted.

iii. The right to obtain restriction of the processing of personal data. In the circumstances provided by law, you may request that you restrict the processing of your personal data.

1. The right to portability of your personal data . You may request the transmission to you, either to another data operator, of a copy of the personal data that the Company processes about you.
2. The right to object to the processing of your personal data . You may exercise this right in respect of personal data not required by mandatory legal provisions that are not necessary for the execution of the contract with the Company and that are not required by the Company on the basis of its legitimate interests. You also have the right to withdraw your consent to personal data so provided, a withdrawal that can be expressed at any time and leading to the deletion of that personal data from our database as soon as possible; in respect of other personal data collected under a statutory obligation or under a legitimate interest of the Company, the withdrawal of consent has no effect.

Exercise your rights

If you have any questions regarding the processing of your personal data or if you wish to make any request to us and exercise any of your rights regarding the processing of personal data, you can contact us at our headquarters or by using our contact details lower:

GDPR.Compliance @ Mazars.ro email address

Each request will be reviewed as soon as possible but no later than 30 days.

If you believe that we have not resolved all of your requests or are dissatisfied with our responses, you may file a complaint against us with ANSPDCP. You can also address yourself directly to the competent courts.

Applicability

This Information Note is applicable starting with 25th of May 2018.

UPDATED

1. NOTĂ DE INFORMARE A MAZARS (ROMÂNIA) PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL  ÎN RELAȚIILE MAZARS ROMÂNIA CU STUDENȚII PRACTICANȚI SAU ABSOLVENȚII

În scopul acestei informări noi, Mazars  (România) [Mazars România SRL, Mazars Consulting SRL, Mazars Global Services SRL, Mazars Management SRL], cu sediile în București, sector 2, Str. Ing. George Constantinescu nr. 4B, et. 5, Clădirea Pipera Globalworth B, Cod postal 020339,  furnizăm această Notă împreună, deși fiecare companie  română Mazars  menționată mai sus, în general, acționează individual ca operator independent. Prin urmare, vă rugăm să citiți și să interpretați această notă raportat la acea companie cu care vă aflați în legătură. Cu toate acestea, în mod excepțional, pentru acele prelucrări pentru care companiile  Mazars  (România) decid împreună scopurile și mijloacele de prelucrare, este, de asemenea, posibil ca două sau toate dintre companii să acționeze în calitate de operatori asociați. Pentru astfel de cazuri vom actualiza în acest sens pagina generală Privacy note de pe site-ul nostru www.mazars.ro .

Categoriile de date cu caracter personal care sunt prelucrate de  operatorul corespunzător Mazars   (România) cu privire la relația sau interacțiunea sa cu studenții practicanți sau care doresc să efectueze practică în cadrul Mazars (România) și/sau care și-au exprimat consimțământul pentru primirea de newsletter-e din partea Mazars (România),  constau de obicei în:

• elemente generale de identificare (nume complet), iar, când este cazul, și în informații detaliate din actul de identitate  pentru practicanții contractați/ cu stagiu de practică;
• informații privind studiile, informații profesionale, dacă este cazul;
• adresa de e-mail de contact, telefon personal de contact;
• detalii privind raportul cu unitatea de învățământ superior şi/sau educaţia;
• când este cazul adresa IP.

Categorii de persoane vizate: Prelucrăm datele personale necesare utilizării  Mazars (România) în relația cu studenții /practicanții (posibili și/sau efectivi), ale potențialilor practicanți, care ni se adresează direct, inclusiv în cadrul evenimentelor de profil, ale studenților /absolvenților nominalizați de unitatea de învățământ superior în scop de posibilă practică în cadrul Mazars (România), ale colaboratorilor desemnați etc.

Colectăm datele personale menționate mai sus: Colectăm datele personale pe care ni le furnizați în calitate de potențial practicant cu care/când interacționăm direct, sau/și de la unitatea de învățământ superior care/atunci când aceasta ni le trimite.

Scopurile prelucrării datelor cu caracter personal menționate mai sus: Prelucrarea datelor dumneavoastră personale de către noi are, în general, scopurile de:

1. evaluare potential de practică în cadrul organizației noastre,
2. acordarea, respectiv retragerea la finalul practicii a accesului la facilitățile Mazars (România) de practică;

• comunicarea cu dumneavoastră/cu unitatea dumneavoastră de învățământ superior;

1. comunicarea cu alte persoane juridice Mazars (România) dacă este cazul;
2. comunicarea cu infrastructura de support Mazars (România)/alte entități juridice  Mazars în acest sens, terți colaboratori când/dacă este cazul (firme de IT, avocați colaboratori, etc.);
3. conformarea de către  Mazars România cu propriile obligații legale, respectiv interese legitime;

• dacă ați exprimat un consimțământ pentru newsletter-e Mazars (România), gestionarea consimțământului pe care l-ați exprimat;
• alte scopuri legate/compatibile cu cele de mai sus, după caz.

Prelucrarea datelor dumneavoastră în scopurile de mai sus se bazează pe următoarele temeiuri legale, după caz:

1. dacă sunteți potențial practicant pentru Mazars România/practicant în cadrul Mazars (România), unul dintre temeiurile legale principale este încheierea și/sau realizarea acordului de confidențialitate, respectiv a convenției de practică cu dvs.;
2. interesul legitim al Mazars România de a interacționa cu posibili practicanți, studenți ai instituțiilor de învățământ superior de profil, în principal în vederea promovării și dezvoltării potențialului de activitate și resurse umane ale Mazars (România);
3. îndeplinirea cerințele legale aplicabile activității noastre în relația cu practicanții, (în legătură cu  Mazars România);
4. consimțământul dvs. ca persoana vizată pentru scopuri specifice de prelucrare a datelor cu caracter personal, cum ar fi buletine informative sau comunicări comerciale.

Mijloace de prelucrare pe care le folosim: În ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal în scopurile menționate mai sus și pe baza temeiurilor legale menționate mai sus, putem folosi mijloace de prelucrare manuale, electronice și/sau mixte.

Stocarea datelor: În cazul în care datele dumneavoastră cu caracter personal sunt colectate în una sau în mai multe dintre situațiile menționate mai sus, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi prelucrate și stocate de noi,  Mazars (România), în calitate de operator, în general pentru o perioadă limitată de timp, care poate fi diferită având în vedere temeiul legal pentru fiecare prelucrare, cerințele legale, profesionale, aplicabile Mazars (România). La cerere putem furniza detalii cu privire la perioadele de stocare efectiv aplicate.

Cui le putem împărtăși datele dumneavoastră cu caracter personal menționate mai sus: În general, nu transmitem informații cu caracter personal către terți/destinatari decât în ​​circumstanțe în care acest lucru este necesar pentru nevoile noastre profesionale și comerciale legitime sau se impune conform legii ori pentru a răspunde solicitărilor dumneavoastră, standardelor noastre profesionale. Putem partaja date cu caracter personal cu alte firme  Mazars (România) acolo unde este necesar, în general în scopuri administrative. În general, noi,  Mazars (România), nu transferăm datele dumneavoastră cu caracter personal în afara Spațiului Economic European. Cu toate acestea, pentru comunicare, în special în scopuri de marketing/newsletter-e, putem folosi Mailchimp (The Rocket Science Group, LLC) furnizor terț care poate prelucra datele dvs. cu caracter personal pentru serviciile care le pune la dispoziția noastră: puteți citi politica lor de confidențialitate aici: Read their privacy policy .

Aspecte generale privind securitatea datelor cu caracter personal: Pentru noi, securitatea, integritatea și confidențialitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal sunt foarte importante.  Mazars (România) va lua toate măsurile organizatorice și tehnice considerate necesare în acest sens. Dacă descoperim un incident cu privire la securitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal în calitate de persoană vizată, care prezintă un risc pentru drepturile și libertățile dumneavoastră, vom informa Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (A.N.S.P.D.C.P.) în termen de 72 de ore. De asemenea, veți fi informat personal cu privire la incidentul de securitate dacă este probabil să prezinte un risc ridicat pentru drepturile și libertățile dumneavoastră.

Drepturile dumneavoastră ca persoană vizată: Aveți următoarele drepturi (cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal de către noi, Mazars (România), în calitate de operator, potrivit contextului de mai sus:

1. Dreptul de a fi informat.
2. Dreptul de acces la datele dumneavoastră personale.

• Dreptul de a obține rectificarea sau ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal.

1. Dreptul de a obține restricționarea prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal.
2. Dreptul la portabilitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal (dacă există infrastructura tehnică necesară în acest sens).
3. Dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal.

• Dreptul de a vă retrage consimțământul pentru o prelucrare dacă un astfel de consimțământ a fost exprimat anterior.

Subliniem că, la data disponibilității acestor informații dedicate, nu prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal într-un context de tipul celui pentru a lua o decizie bazată exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv pe profilare, de natură să vă afecteze în calitate de persoană vizată.

• De asemenea, aveți dreptul de a vă plânge la  autoritatea de supraveghere a protecției datelor sau, respectiv, de a depune o astfel de plângere la instanțe, conform legii.

Cum să vă exercitați drepturile față de Mazars (România) ca operator: Dacă aveți întrebări cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal de către noi, Mazars (România), în calitate de operator, sau dacă doriți să ne adresați vreo solicitare și să vă exercitați oricare dintre drepturile dumneavoastră cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către noi în calitate de operator, puteți contacta operatorul la adresa sediului nostru prin poștă scrisă sau prin e-mail folosind: adresa de e-mail  GDPR.Compliance@mazars.ro .

Fiecare cerere va fi abordată cât mai curând posibil, dar, de regulă, nu mai târziu de 30 de zile. Vă rugăm să aveți în vedere faptul că, pentru a putea răspunde și aborda solicitarea dvs., avem nevoie de date de identificare relevante de la dvs., altfel ar putea fi imposibil să vă identificăm și să nu vă putem răspunde.

Dacă veți considera că nu v-am rezolvat toate solicitările de prelucrare a datelor dumneavoastră în calitatea noastră de operator, așa cum este descris în această Notă de in formare dedicată, sau sunteți nemulțumit de răspunsurile noastre, puteți depune o plângere la A.N.S.P.D.C.P./ Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal cu sediul în Bd. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, București, cod poștal 010336, România, printr-o scrisoare la adresa sa, menționată mai sus, sau prin e-mail la adresa anspdcp@dataprotection.ro. De asemenea, vă puteți adresa instanțelor competente.